Importar y Exportar Productos
Carga masiva de productos desde Excel o CSV y exportación del catálogo
Importa productos de forma masiva desde archivos Excel o CSV, y exporta tu catálogo para respaldos o análisis.
La importación y exportación de datos están incluidas en Base y en los contratos anteriores que contemplen esta función.
Importar Productos
La importación se hace con un proyecto de importación en Configuración › Importar (solo propietarios y administradores). Desde Productos, el botón Importar te lleva ahí.
Preparar el Archivo
Formato Soportado
- Excel (.xlsx)
- CSV (separado por comas, codificación UTF-8 o Windows-1252)
Cada archivo puede pesar hasta 20 MB y tener hasta 25,000 filas. Si el Excel tiene varias hojas, eliges cuál importar. No se aceptan libros con fórmulas, protegidos con contraseña ni con macros.
Columnas Disponibles
Descarga la plantilla desde Productos › Exportar (enlace «Excel» o «CSV» al pie del cuadro) o desde el paso de subir archivo. Las columnas son:
| Columna | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
| SKU | ✅ Sí | Código único del producto o de la variante |
| Nombre | Sí, en productos | Nombre del producto (filas sin SKU padre) |
| SKU padre | No | Si lo indicas, la fila es una variante de ese producto |
| Nombre variante | Sí, en variantes | Nombre de la variante |
| Código de barras | No | Código de barras |
| Descripción | No | Descripción del producto |
| Unidad | No | Unidad de medida (por defecto "u") |
| Categoría | No | Nombre de la categoría |
| Proveedor / NIT proveedor | No | Proveedor que ya existe en tu cuenta |
| Precio costo | No | Costo |
| Precio venta | No | Precio de venta |
| Tasa de impuesto | No | Porcentaje de IVA (0 a 100) |
| Impuesto incluido | No | Sí o No |
| Stock mínimo | No | Alerta de stock bajo |
| Controla inventario | No | Sí o No (por defecto Sí) |
| Permite decimales | No | Sí o No |
| Visible en ventas | No | Sí o No (por defecto Sí) |
| Activo | No | Sí o No (por defecto Sí) |
No necesitas respetar los nombres exactos: en el paso de mapeo asignas cada columna de tu archivo a un campo.
Atributos de las variantes
Para dar atributos a una variante (color, talla…) agrega una columna por atributo con el encabezado Atributo: Color, Atributo: Talla, etc. (también se acepta Attribute:). El mapeo las reconoce solas y las muestra en «Atributos de variante reconocidos». Una celda vacía no cambia el atributo que ya tiene la variante.
La columna Margen % de la exportación no se importa: el margen se calcula con el costo y el precio de venta.
Proceso de Importación
- Ve a Configuración › Importar (o a Productos y haz clic en Importar)
- Crea un proyecto: nombre, sistema de origen y destino (Live para datos reales o Test para ensayar)
- Sube tu archivo y elige Productos como tipo de datos
- Mapeo de columnas: verifica que cada columna se asigne al campo correcto
- Elige qué hacer con los productos que ya existen: Omitir (por defecto) o Actualizar
- Revisión previa: el sistema muestra cuántas filas se crearán, actualizarán u omitirán, y los errores por fila
- Confirma la importación
La importación corre en segundo plano: puedes cerrar la pestaña y volver después.
Reglas de Importación
| Escenario | Comportamiento |
|---|---|
| SKU ya existe | Se omite (opción por defecto) o se actualiza si eliges Actualizar |
| SKU vacío | La fila tiene un error y no se importa |
| Categoría no existe | Se crea al confirmar la revisión previa |
| Proveedor no existe | La fila tiene un error: importa primero tus proveedores |
| Precio inválido | Se marca como error, no se importa |
Texto que empieza con = o @ (por ejemplo @mitienda) | Se importa como texto; el archivo no se rechaza |
| Una fila que no se puede aplicar (por ejemplo, el plan ya no admite más productos) | Esa fila queda con error y motivo; el resto se importa. Puedes reintentarla después |
| El archivo crea más registros de los que permite tu plan | No se inicia; el aviso indica cuántos crea el archivo y cuántos permite el plan |
Manejo de Errores
Al terminar verás un resumen con las filas creadas, actualizadas, omitidas y con errores. Puedes descargar el reporte de incidencias en CSV.
Los errores comunes son: SKU duplicado en el archivo, precio con formato incorrecto (usa punto como decimal), o campos requeridos vacíos. Si algo no sale como esperabas, Revertir cambios seguros deshace lo que creó la importación.
Exportar Productos
Exportar Catálogo Completo
- Ve a Productos
- Haz clic en Exportar (ícono de flecha hacia abajo)
- Elige qué exportar (todos, seleccionados o los que coinciden con tu búsqueda), si incluyes variantes y el formato:
- Excel (.xlsx): Para edición en hojas de cálculo
- CSV: Para sistemas externos
- El archivo se descargará automáticamente
Los catálogos grandes se exportan por tandas, así que puede tardar unos segundos.
Exportar con Filtros
- Aplica filtros o una búsqueda en la lista de productos
- Haz clic en Exportar
- Elige la opción de productos que coinciden con tu búsqueda
Columnas Exportadas
La exportación incluye todos los campos del producto:
- Información básica (nombre, SKU, código de barras)
- Precios (costo, venta, IVA)
- Clasificación (categoría, proveedor)
- Configuración (unidad, stock mínimo, visible en ventas)
- Variantes (si eliges incluirlas), con una columna por atributo
La exportación no incluye existencias. Para cambiar cantidades por sucursal usa Inventario.
Exportar, editar y volver a importar
El archivo de productos con variantes se puede volver a importar con Actualizar: si no lo editas, no cambia nada. Lo que sí puedes editar en el archivo:
| Fila | Qué se actualiza |
|---|---|
| Producto o producto con variantes | Los datos del producto |
| Variante de un producto | Nombre de la variante, SKU, código de barras, costo, precio, estado y atributos |
| Familia (la fila sin SKU padre que repite el SKU de su variante predeterminada) | Nombre, descripción y categoría de la familia |
| Variante de una familia (SKU padre = la predeterminada) | Nombre de la variante, código de barras, costo, precio, estado y atributos |
En la fila de una familia, los precios y costos son los de su variante predeterminada: si los cambias ahí, la revisión previa te avisa que no se aplican; cámbialos en la fila de cada variante. Si exportas solo productos, las familias salen en una sola fila, por lo que no podrás editar los precios de sus variantes sin incluirlas.
Las variantes nuevas de una familia no se crean desde un archivo: la fila queda con error y se agregan desde Productos. Las variantes nuevas de un producto con variantes sí se crean.
Importar Inventario Inicial
Las existencias no van en el archivo de productos. Para cargar stock inicial:
- En Configuración › Importar, sube primero tus productos
- Descarga la plantilla de Inventario inicial (ubicación, SKU, cantidad y costo)
- Sube el archivo en el mismo proyecto
El SKU puede ser el de un producto, el de una variante de un producto con variantes o el de una variante de una familia. Un producto con variantes no recibe stock propio: indica el SKU de cada variante.
Cada carga genera movimientos de inventario para mantener la trazabilidad.
Actualización Masiva de Precios
Para actualizar precios de múltiples productos:
- Exporta el catálogo actual
- Modifica las columnas de precio
- Impórtalo en un proyecto eligiendo Actualizar en las coincidencias
- Revisa el resumen de la revisión previa: el sistema actualizará los productos existentes por SKU
Mejores Prácticas
Antes de Importar
- Respalda tu catálogo actual exportando primero
- Prueba con un archivo pequeño (10-20 productos)
- Verifica la codificación para caracteres especiales (UTF-8 o Windows-1252)
- Usa la plantilla proporcionada para evitar errores de formato
- Prueba primero con el destino Test si quieres ensayar sin tocar datos reales
Formato del Archivo
- Usa comillas para textos con comas
- Usa punto (.) como separador decimal
- No incluyas símbolos de moneda (Q, $)
- Fechas en formato YYYY-MM-DD
Después de Importar
- Revisa el reporte de incidencias
- Verifica algunos productos aleatoriamente
- Confirma que las categorías se crearon correctamente
- Valida los precios y configuraciones
Límites
| Plan | Capacidad de catálogo |
|---|---|
| Gratis | 30 productos; importación y exportación no incluidas |
| Base | Sin límite comercial de productos |
Los contratos anteriores conservan sus límites. La capacidad del catálogo no elimina los límites de tamaño y formato de cada archivo.
Cada archivo admite hasta 25,000 filas y 20 MB. Para catálogos más grandes, divide la importación en varios archivos dentro del mismo proyecto (hasta 50 por proyecto).
Solución de Problemas
| Error | Causa | Solución |
|---|---|---|
| "SKU duplicado" | El SKU ya existe en otro producto o se repite en el archivo | Usa otro SKU o elige Actualizar si quieres modificar el existente |
| "Precio inválido" | Formato incorrecto | Usa solo números con punto decimal |
| "Caracteres extraños" | Codificación incorrecta | Guarda como UTF-8 |
| "Archivo muy grande" | Pasa de 20 MB o 25,000 filas | Divide en archivos más pequeños |
| "El XLSX contiene fórmulas" | El libro tiene celdas con fórmulas | Conviértelas a valores o guarda el archivo como CSV |